Gérer ses commandes et livraisons sans stress grâce à un bon suivi (2025)

Introduction

Entre les commandes personnalisées, les délais à respecter et les colis à envoyer, la gestion des commandes peut vite devenir une source de stress pour les créatrices.
Et quand on travaille seule, une simple erreur — un oubli de suivi, un produit mal étiqueté — peut impacter votre image professionnelle, voire pire.

Heureusement, avec un système de suivi clair et bien organisé, vous pouvez piloter toutes vos commandes de la prise de contact à la livraison sans vous sentir débordée.

Cet article vous explique de manière simple et pratique, comment structurer votre suivi de commandes et gérer vos livraisons efficacement, même si vous n’êtes pas “faite pour l’administratif”.

🔹Pourquoi bien gérer le suivi de ses commandes est important ?

Un bon suivi des commandes vous permet de :

• offrir une expérience client fluide et professionnelle,

• éviter les erreurs ou retards,

• mieux anticiper votre planning de production,

• et améliorer votre réputation en ligne (car beaucoup de gens aiment aller se plaindre sur les réseaux sociaux de leur mauvaise expérience, autant soigner son suivi et sa relation client).

En outre, la loi impose d’attribuer un numéro à chaque facture résultant d’une commande cliente, chaque numéro de facture devant se suivre pour assurer la traçabilité des transactions d’un point de vue comptable.

🔹comment gérer au mieux le suivi de ses commandes clients ?

Étape 1 – Mettre en place un tableau de suivi de commandes clair

Conseil pratique

Le secret d’une gestion fluide, c’est d’avoir une vue d’ensemble de toutes vos commandes en cours. Pour assurer un meilleur suivi des transactions et de la livraison et de pouvoir répondre rapidement aux problèmes éventuels qui pourraient se présenter (défaut de paiement, retards de livraison, retours, etc) et de gérer vos délais de fabrication. Car on n’est jamais complètement à l’abri.

Vous pouvez créer un tableau de suivi (sur papier ou outil numérique) avec les colonnes suivantes :

🧵 Exemple concret :

Vous êtes couturière et vous recevez 3 commandes personnalisées en une semaine.

Votre tableau vous permet de voir d’un coup d’œil que :

• le “Tote bag fleuri” de Julie doit être expédié mercredi,

• la “trousse à broderie” de Claire est encore en production,

• et la “housse d’ordinateur” de Léa est prête à être postée.

💡 Astuce :  Vous pouvez faire ce tableau dans Notion, Google Sheets ou avec un outil comme Trello pour suivre l’avancement visuellement.

Ou opter pour notre modèle de fichier client, disponible ici.

Astuces / erreurs à éviter

🚫 Noter les commandes “un peu partout” (sur votre téléphone, votre carnet, votre ordi…).
🚫 Ne pas préciser les dates exactes d’expédition et de réception.
✅ Mettre à jour votre tableau chaque fois qu’une étape change.
✅ Prévoir une colonne “relance client” pour ne rien oublier.

🔹Étape 2 – Organiser vos envois et anticiper les imprévus

Conseil pratique

Une fois la commande prête, viens le moment de la livraison — et c’est souvent là que le stress monte 😅. Pour l’éviter, anticipez avec un processus de préparation et d’envoi bien rodé :

1. Préparez votre stock d’emballage à l’avance : cartons, papier de soie, étiquettes, ruban adhésif, cartes de remerciement…

2. Planifiez un jour fixe d’envoi (ex : tous les mardis et vendredis).

3. Pesez vos colis pour éviter les erreurs de tarif à la Poste.

4. Notez le numéro de suivi dans votre tableau.

5. Prévenez votre client(e) par message ou mail que le colis est en route.

💌 Exemple concret :
Vous pouvez automatiser l’envoi du message “Votre commande a été expédiée !” directement depuis Etsy, votre site e-commerce ou par modèle d’e-mail.

Astuces / erreurs à éviter

🚫 Attendre la dernière minute pour emballer.
🚫 Oublier d’ajouter votre numéro de suivi dans le message au client.
✅ Gardez une petite marge de sécurité dans votre délai d’expédition.
✅ Ayez toujours un kit d’emballage prêt pour ne pas perdre de temps.

FAQ

📦 Combien de temps garder les informations de commande ?
Conservez-les au moins 2 ans, pour ta comptabilité et en cas de réclamation client. Pour les factures, le délai de conservation imposé par la loi est de 10 ans.

💻 Comment faire un bon suivi sans logiciel compliqué ?
Un simple tableau Google Sheets ou Notion suffit. Si vous préfèrez le papier, imprimez un modèle mensuel à cocher à la main.

📬 Faut-il proposer un suivi de livraison à ses clientes ?
Oui ! Cela renforce la confiance et réduit les messages du type “Où est mon colis ?”. Même pour les petites créations, un suivi postal apporte de la crédibilité.

📅 Que faire si un colis est perdu ?
Contactez rapidement le transporteur, prévenir votre cliente et gardez toutes les preuves d’envoi. Proposez une solution professionnelle (remboursement ou nouvel envoi).

Conclusion

Un bon suivi, c’est la clé d’une gestion fluide, d’une meilleure relation client et d’un esprit plus léger ✨

À retenir :

• Mettre en place un tableau de suivi à jour.

• Automatiser ce que vous pouvez (notifications, modèles d’e-mails).

• Préparer son matériel d’envoi à l’avance.

• Communiquer toujours clairement avec ses clientes.

En vous organisant un peu chaque semaine, vous transformez la gestion des commandes en une routine zen et professionnelle.

**Article rédigé à l’aide d’un outil d’Intelligence artificiel